L’e-facturation signifie l’envoi numérique des données de facturation entre le client et le fournisseur. Le processus de la création, la signature et l’établissement des factures sous forme électronique comporte tout ce qui est nécessaire pour obtenir une relation étayée juridiquement accompagnée d’un document électronique. Ces messages électroniques représentent un engagement par les parties concernées à respecter les obligations spécifiées et il octroie à chaque partie un droit correspondant à un service, un bien ou un paiement donné à recevoir de l’autre partie. La facturation électronique est une méthode fiable, sûre et rentable de traiter et de gérer les factures sans support papier. Elle peut procurer d’importantes économies aux grandes, petites et moyennes entreprises, elle simplifie la migration vers un bureau sans papier et elle améliore la qualité des données de facturation.
De nos jours, l’information est cruciale et la numérisation de ces informations est nécessaire pour une communication efficace, ciblée et sûre.
La Directive 2001/115/CE explique l’implémentation de l’e-facturation au sein de l’Union européenne. Tous les pays européens ont depuis 2004 transposé la directive dans leur législation locale.

SOLUTION : DOCTRAILS

DocTrails fournit à votre entreprise une solution électronique, indépendamment de la quantité de documents ou de factures que vous produisez. Les factures et les messages électroniques, tels que les commandes, bons de colisage, … sont munis par DocTrails d’une signature numérique afin d’offrir un haut niveau de sécurité et de satisfaire aux directives européennes. La solution DocTrails, en interne « in-house » ou hébergée, peut vous fournir de considérables économies lors de la facturation. Notre solution d’e-facturation rend votre processus de facturation moins complexe et plus efficace. Tant les expéditeurs que les destinataires des messages profitent de notre solution de facturation électronique.

Avantages de la facturation électronique

L’échange de factures papier entraîne avec lui des frais considérables de traitement. Les frais peuvent même parfois être supérieurs au montant facturé. Les principaux frais de traitement des messages papier découlent de la saisie multiple de données ou aux erreurs de saisie des données, des justifications en cas d’erreurs et incohérences, du transfert externe et interne de documents, de l’archivage et de la recherche des documents papier.
La facturation électronique est le meilleur moyen d’optimaliser ce processus et d’engendrer en outre un gain de productivité important. Par ailleurs, on économise aussi sur les coûts opérationnels et la consommation de papier. La rapidité, la qualité, la communication et le service avec lesquels on conclut un accord sont améliorés. Les documents électroniques peuvent aisément être validés et vérifiés. Les entreprises feront un gain de temps et d’argent en passant des factures papier traditionnelles à la facturation électronique.

DocTrails est construit à partir de quelques composants :
• un moteur de mappage (mapping engine) pour le support à la conversion entre différents formats de données
• un moteur de signature (signature engine) assure l’intégrité et l’authenticité des messages électroniques
• un autorité de certification pour la délivrance de certificats numériques
• un moteur d’archivage (archive engine) pour archiver des messages électroniques
• un moteur de distribution (distribution engine) pour l’envoi et la réception des messages
• un portail Web pour visualiser les messages électroniques sous une forme lisible par l’homme, pour les valider et les imprimer. Différents modèles sont compatibles.

Etudes de cas

Zevij a réalisé d’importantes économies en optant pour la dématérialisation fiscale des factures sortantes. « Le coût de 2 500 factures d’en moyenne trois feuilles de papier chaque jour était élevé », explique M. Ton Kranenburg, directeur des finances et des TIC de Zevij. « Sans compter la main-d’oeuvre et les frais d’envoi. Depuis que nous sommes passés à la dématérialisation fiscale de factures, le département comptabilité gagne une heure et demie par jour ». Chaque facture électronique de Zevij est accompagnée d’une copie électronique de la facture d’achat d’origine envoyée par le fournisseur à Zevij. Pour le reste, la communication papier (bons de commande et conformations de commande) en aval est complètement supprimée.
Avec la mise en oeuvre de DocTrails, il est en outre plus facile pour Zevij de recevoir par voie électronique les factures des fournisseurs. « Avant, nous travaillions sur la base d’un format de fichier propriétaire et d’EDIFACT », explique M. Ton Kranenburg. « Les fournisseurs étaient obligés de se conformer à ces formats ». L’arrivée de DocTrails a considérablement abaissé le seuil technique pour la facture dématérialisée fiscalement des fournisseurs. « Le système lit en effet tous les formats standard », poursuit M. Ton Kranenburg.